Construisez une entreprise connectée pour casser les silos et reprendre de la vitesse

On ne remarque jamais un silo avant d’y être enfermé.

Les dirigeant·e·s des plus grandes entreprises le vivent de plein fouet : ils voient les silos se former rapidement autour de leurs équipes, outils et projets. Les employé·e·s ne trouvent pas les documents nécessaires, manquent de contexte pour faire des choix clefs, et ne savent pas à qui s’adresser pour avoir des réponses.

Le cœur du problème est le manque d’informations : lorsqu’elles sont cachées dans des outils et des documents disparates, il devient impossible de construire une entreprise où les rôles, les projets et les objectifs sont clairs, visibles et exploitables.

Dans mon travail, j’observe une tendance commune aux leaders de tous secteurs. Ils développent de nouveaux modes d’accès à la connaissance de manière proactive. Ce faisant, ils forgent peu à peu un nouveau type d’entreprise qui surpasse les anciens modèles, toutes catégories confondues : « l’entreprise connectée ».

Elle se définit par :

• Des informations centralisées, accessibles et transparentes pour tout le monde.

• Un bon alignement qui permet à chaque membre de se sentir directement connecté aux grands objectifs communs de l’entreprise.

• Des systèmes conçus pour fédérer les équipes et favoriser une collaboration transparente.

Lorsqu’ils sont réunis, ces éléments propulsent l’entreprise à un niveau d’alignement, de vitesse et d’innovation sans précédent.

C’est un grand pas en avant, rendu possible par une suite d’outils d’un nouveau genre. Ayant travaillé dans de petites et grandes entreprises, je sais à quel point les choses sont en train de changer. Au début de ma carrière, j’ai cofondé une entreprise qui a rallié 20 millions d’utilisateurs avant d’être rachetée par LinkedIn, où je suis devenu vice-président produit, avec pour mission de fédérer des milliers de personnes autour d’objectifs communs. Aujourd’hui, en tant que directeur de l’exploitation de Notion, je vois comment les nouveaux systèmes collaboratifs boostent la croissance en favorisant la vitesse et l’action.

Cet article vise à partager les initiatives qui distinguent ces « entreprises connectées » d’un nouveau genre. Découvrez comment vous pouvez construire la vôtre et en faire votre avantage concurrentiel.

Sur les marchés bondés, la concurrence n’attend pas. L’entreprise qui gagne est celle qui innove le plus rapidement. En tant que leader, c’est à vous de connecter les personnes, les systèmes et les technologies qui permettront à votre équipe d’être rapide et proactive dans la résolution de problèmes.

Et dans le paysage actuel, c’est un rôle plus ambitieux que jamais.

• La grande démission se poursuit, et elle ne ralentit pas. Au moment de la publication de ce rapport, plus de 19 millions d’Américains avaient quitté leur emploi depuis avril 2021. Les entreprises doivent redoubler d’efforts pour donner aux meilleurs talents de bonnes raisons de rester.

• Pourquoi tant de personnes démissionnent ? En partie parce qu’elles ont de nouvelles attentes, notamment en matière de travail hybride et à distance. Plus de la moitié des employé·e·s à l’international se disent susceptibles de quitter leur emploi s’il n’offre pas de flexibilité. Et 59 % indiquent que la flexibilité du lieu de travail est une condition indispensable pour envisager un nouvel emploi : cet aspect influe donc à la fois sur votre capacité à attirer et à garder vos talents.

  

• Les équipes dispersées ont besoin de nouveaux systèmes de partage des connaissances : dans l’enquête de Workfront,

  95 % des employé·e·s pensent qu’il devrait être aussi facile de trouver des informations au travail que sur Google.

• Mais les employé·e·s ne sont pas satisfait·e·s de leur accès aux connaissances : la même enquête a révélé que 71 % souhaiteraient pouvoir se tourner vers une destination unique pour comprendre et gérer le travail. Pourtant, 69 % n’y ont pas accès.

• Et vous ne voyez probablement pas le problème non plus : dans une enquête de McKinsey, 85 % des cadres dirigeants et supérieurs déclaraient trouver du sens dans leur travail. Mais seulement 15 % des managers et employé·e·s de première ligne étaient d’accord.

Les entreprises connectées font de l’accès à la connaissance leur étoile polaire.

Lorsque les informations sont accessibles et transparentes, les objectifs et les processus d’exécution sont clairs. Les équipes et les personnes disposent d’un contexte complet en termes de travail et d’attentes. Dès lors, elles peuvent s’approprier vraiment leur mission, aller de l’avant et être proactives, en créant de nouveaux moyens au besoin. Dans cette configuration, les personnes ont toutes les raisons de rester, car elles se sentent épanouies et efficaces.

Créer une entreprise connectée, c’est donner à vos employé·e·s les moyens de réussir et de bâtir une carrière qui leur ressemble.

Les systèmes qui connectent les équipes et les connaissances sont vos meilleurs alliés pour éliminer les silos. Ils permettent de créer un écosystème dans lequel votre personnel, vos processus et vos outils fonctionnent en synergie.

Découvrez comment s’y prennent les dirigeant·e·s d’entreprises connectées.

Vous pensez peut-être que votre entreprise maîtrise déjà sa documentation, mais entasser les fichiers Google Docs ne compte pas. Ces documents sont isolés : il est impossible de savoir comment ils sont liés les uns aux autres ou d’obtenir le contexte approprié pour comprendre à quelles équipes ou à quels projets ils appartiennent.

Vous pouvez construire une meilleure architecture de l’information en quelques étapes :

• Créez un emplacement unique pour la documentation et assurez-vous que l’ensemble des employé·e·s de l’entreprise y ont accès. Savoir où se trouvent les informations (et comment les trouver vite et bien) crée une bonne visibilité sur le travail effectué par toutes vos équipes.

  

• Optez pour une documentation dans laquelle il est facile de naviguer, et qui facilite la recherche d’informations. Que ce soit par équipe, par propriétaire ou par projet, chacun doit pouvoir trouver les bonnes informations rapidement.

• Imbriquez vos documents pour tout relier de façon logique. Par exemple, si vous avez une page de projet, vous pouvez y imbriquer tous les documents de spécifications, de recherche, d’ébauche, etc. pour que tout le monde puisse trouver ce dont il a besoin.

L’accès centralisé et le contexte rendent la documentation exploitable, à la fois pour votre équipe et pour les autres équipes avec lesquelles vous travaillez.

Bien sûr, chaque équipe a sa propre façon de faire les choses. Mais la collaboration entre les équipes doit suivre un processus prévisible, reproductible, et qui favorise l’action.

• Utilisez un modèle de mise sur le marché (GTM) pour chaque lancement. Cela permet aux responsables d’avoir une parfaite visibilité sur les exigences et objectifs de chaque projet, d’exploiter les enseignements tirés des lancements précédents et de composer au mieux leurs équipes.

  

• Créez des spécifications communes que les équipes design, ingénierie et produit peuvent toutes utiliser. Cela leur donne une perspective globale sur les problèmes et favorise une collaboration méthodique.

• Créez un système de gestion des questions/demandes, dans lequel n’importe quel membre de l’entreprise pourra signaler un bug, faire une demande de fonctionnalité ou obtenir l’aide d’un·e collègue. Le modèle utilisé doit être standardisé pour éviter les demandes vagues (sans la fameuse capture d’écran qu’il faudra réclamer) et fluidifier le flot souvent important de demandes qui émanent de toute l’entreprise.

• Structurez clairement la prise de décision. Que vous optiez pour les modèles WRAP, RACI ou MAP, vos équipes doivent toutes suivre la même approche décisionnelle. Placez-les dans vos modèles d’équipe pour que tout le monde les ait sous la main.

La mise en place de processus standardisés communs à toutes les équipes permet de réduire les querelles opérationnelles quant à la bonne façon de faire les choses. La réponse est toute trouvée, et les équipes peuvent avancer rapidement.

En moyenne, les entreprises utilisent 88 outils différents juste pour accomplir le travail quotidien. Pour les grandes équipes, le nombre devient exorbitant : elles en utilisent 175. L’utilisation des outils de collaboration a également augmenté de 44 % depuis 2019. Les informations dont les équipes ont besoin pour travailler sont plus éparpillées que jamais.

Certes, vous voulez permettre à vos équipes d’utiliser les outils dont elles ont besoin, mais quid du travail transversal ? Où la collaboration se déroule-t-elle ?

Vous avez besoin d’une couche plateforme qui connecte tous ces outils pour rationaliser les processus et assurer une bonne communication. Si vos équipes disposent d’un outil central sur lequel collaborer, elles pourront consacrer tout le temps gagné sur la recherche d’informations à leur véritable mission.

Par exemple :

• Les designers peuvent intégrer leurs prototypes à une page commune et obtenir directement les retours des équipes marketing ou ingénierie dans cette page (sans accès à un autre outil). Cela permet aussi de regrouper tous les commentaires au même endroit et de faire participer plus de personnes.

• L’intégration de formulaires permet de collecter facilement des informations, du sondage d’équipe à la prise d’avis à l’échelle de l’organisation. Comme le travail se déroule directement dans la couche plateforme, les utilisateurs n’ont pas besoin d’en sortir pour remplir votre formulaire.

• Vous pouvez facilement connecter vos outils pour leur permettre de communiquer entre eux et de s’alimenter mutuellement. Par exemple, vous pouvez utiliser une API pour obtenir des mises à jour à partir de différents outils (intégration Slack) ou créer un système qui regroupe les données pertinentes dans un même outil partagé.

L’intérêt étant ici que le contexte et l’action coexistent. Quand ces deux aspects du travail sont réunis, chaque membre a une parfaite visibilité sur le problème rencontré et l’objectif visé, et peut passer immédiatement à l’action plutôt que de perdre son temps à passer d’un outil à l’autre à la recherche d’informations.

Avant la pandémie, Notion fonctionnait sur un mode de travail en présentiel. Le télétravail était nouveau pour nous, et il a fallu développer des systèmes permettant aux équipes d’accéder aux informations et de les utiliser efficacement.

Notion a connu une très forte croissance ces deux dernières années : nos effectifs ont triplé, nous avons enchaîné deux cycles de financement, racheté deux sociétés, accéléré la croissance de notre produit… une belle performance, même si nous apprenons encore à nous adapter à ces nouvelles réalités.

Dans mon travail, j’ai abordé la croissance sous différents angles : en tant que directeur de l’exploitation chez Notion, avec un rythme de croissance soutenu, et en tant que vice-président produit chez LinkedIn. Chaque type d’entreprise présente des défis uniques, qu’il s’agisse d’assurer une bonne connectivité pendant les sprints ou de fixer des objectifs clairs et alignés sur la mission de l’entreprise pour des milliers d’employé·e·s.

C’est cette perspective qui me permet de comprendre comment se construit vraiment une entreprise connectée : c’est le chemin que suit actuellement Notion au fil de son hypercroissance. Les tactiques que nous mettons en place dans cette optique permettent à nos équipes de rester alignées, de passer rapidement à l’action et d’innover.

Sans surprise, nous faisons à peu près tout dans Notion. C’est un espace de travail tout-en-un qui combine les notes, la documentation, la gestion de projet et les wikis, avec une personnalisation à l’infini. Les équipes de toutes tailles peuvent utiliser et personnaliser Notion en fonction de leurs besoins, un atout essentiel pour une entreprise en pleine croissance.

En haut de notre barre latérale Notion, nous avons notre page OS (système d’exploitation). C’est là que se trouvent les informations essentielles de l’entreprise, consultables par l’ensemble des employé·e·s, quelle que soit leur ancienneté. Elle fait aussi partie de notre processus d’intégration, pour une parfaite transparence dès le premier jour.

Et elle ne contient pas seulement nos objectifs d’entreprise. Vous y trouverez notre mission, notre stratégie, nos valeurs et bien plus encore : tous les macro-documents qui guident nos actions et décisions en tant qu’équipe. Nous avons même une archive de toutes nos missions et stratégies des dernières années, ce qui nous donne de la perspective au fil du temps, et nous aide à comprendre le pourquoi derrière bon nombre de nos décisions.

En tant qu’équipe, cela nous aide à nous aligner sur notre grande mission commune. Et quand l’équipe est alignée, les décisions se prennent plus rapidement. Ce service correspond-il à nos objectifs pour 2022 ? Comment s’inscrit-il dans notre mission ? Cet alignement guide les équipes et les personnes qui propulsent par leur travail tout ce que nous faisons.

Nous réunissons tous les documents relatifs aux processus, aux politiques et aux propositions dans une même base de données Notion accessible à tous les membres de l’équipe, des spécifications de produit aux journaux d’audit. Il y a plus de 2000 entrées.

Ce système est basé sur notre modèle RFC (request for comment), un format qui aide nos membres à proposer des idées et à recueillir des avis à l’échelle de l’entreprise. Il suffit de basculer l’état d’une page en « RFC » pour que tout le monde puisse commenter. L’équipe commerciale peut commenter un projet d’ingénierie, l’équipe produit peut commenter un processus RH, et ainsi de suite. Quand les bonnes idées affluent de partout, les équipes innovent main dans la main.

Marketing, produit, ingénierie, RH : toutes les équipes de Notion ont leur propre wiki. Et ils sont tous visibles sous forme de pages racines, avec la documentation intégrée à notre barre latérale. Ces pages centralisent tout, des outils de l’équipe aux processus spécialisés qui structurent les rôles et responsabilités de chacun.

En haut de ces wikis s’affiche une base de données indiquant l’état des projets de l’équipe. Chaque équipe peut facilement accéder aux wikis des autres pour voir sur quoi elles travaillent, mais aussi et surtout pour comprendre comment les projets des différentes équipes s’imbriquent les uns dans les autres. Cette structure permet d’avoir toujours sous la main des informations qui, à défaut, devraient être partagées sur Slack ou en réunion. Cet accès en libre-service permet de gagner du temps.

De même, chaque initiative de grande envergure impliquant plusieurs équipes a une place attitrée. Une page regroupant toutes les informations nécessaires, de la messagerie aux chronologies en passant par les équipes concernées. Ici, tout le monde se connecte, contextualise et exécute en toute transparence. Sans ce niveau de personnalisation, ce type de gestion de projet transversale sur mesure ne pourrait pas exister.

Le travail de collaboration se déroule à tous les niveaux à la fois : entreprise, équipe, projet. Les équipes peuvent avancer rapidement car elles savent exactement où trouver les informations essentielles à leur travail.

Informations, systèmes, outils. Utilisez-les stratégiquement dans la direction de votre entreprise, et vos employé·e·s adopteront la même approche pour réussir, prendre les devants et innover. La direction donne le ton.

Une entreprise connectée est une entreprise guidée par une vision : le développement proactif de canaux de communication efficaces. Pour y parvenir, les leaders de tous secteurs ont su faire confiance à leurs équipes et leur donner les moyens de réussir en assurant un meilleur accès à l’information, en particulier un accès rapide aux informations essentielles à leur travail.

La création d’une entreprise connectée est un processus continu. Mais vous y mettre dès maintenant est l’une des initiatives les plus porteuses et durables que vous puissiez mener pour prendre une longueur d’avance sur la concurrence, et créer une expérience à même de retenir les meilleurs talents du monde.